Circular 02 de 2002

Planes de trabajo anual y financiación de los programas de promoción y prevención que deben adelantar los empleadores, las Administradoras de Riesgos de Profesionales y la ARP del Seguro Social.

CIRCULAR 02 de 2002

 

DE: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS PROFESIONALES DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL.

PARA: DIRECCIONES TERRITORIALES DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL, ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES, ARP DEL SEGURO SOCIAL Y EMPRESAS DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO.

ASUNTO: PLANES DE TRABAJO ANUAL Y FINANCIACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN QUE DEBEN ADELANTAR LOS EMPLEADORES, LAS ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES Y LA ARP DEL SEGURO SOCIAL.

FECHA: 20 de Febrero

La Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, en uso de sus facultades legales establecidas en los artículos 57, 58, 59, 60, 66, 67, 84 y 91 del Decreto 1295 de 1994, el Artículo 6 del decreto 1530 de 1996, en especial el numeral 5 del Artículo 16 del Decreto 1128 de 1999, según el cual, esta Dirección tiene como una de sus funciones formular, coordinar y adoptar políticas, desarrollar planes y programas en las áreas de salud ocupacional y medicina laboral, tendientes a prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo o la aparición de enfermedades profesionales, de conformidad con lo que para tal fin establezca el Consejo Nacional de Riesgos Profesionales.

El Consejo Nacional de Riesgos Profesionales, con base en lo establecido en el Artículo 70 del Decreto 1295 de 1994 y en su reglamento interno, expidió el Acuerdo 001 de 2002 "Por medio del cual se establecen y recomiendan al Gobierno Nacional las líneas de trabajo, planes de acción y financiación sobre promoción de la salud y prevención de los riesgos en el mundo del trabajo".
Conforme a lo anterior, la Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social imparte las siguientes instrucciones y determinaciones de obligatorio cumplimiento.

CAPITULO I
EL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL DE LA EMPRESA Y SU PLAN DE TRABAJO ANUAL

1. ESTRUCTURA Y COBERTURA DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL.

1.1 NIVELES DEL SISTEMA DE GESTIÓN PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL:

El programa de salud ocupacional reglamentado en la Resolución 1016 de 1989 debe desarrollarse como un sistema de gestión, para lo cual se organizará en dos niveles:

a. Nivel básico: Comprende la formulación de una política, la planeación y la organización.

b. Nivel de intervención: Comprende las fases de ejecución, evaluación y acción correctora.
Los elementos de planeación, organización, ejecución y evaluación se mantendrán como lo establece el Artículo 2 de la Resolución 1016 de 1989, pero se estructurarán en los niveles básico y de intervención para un efectivo desarrollo y ejecución del programa de salud ocupacional.

1.2 INTEGRACIÓN DE LOS SUBPROGRAMAS EN SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA:

Las actividades del subprograma de medicina preventiva, subprograma de medicina del trabajo y el subprograma de higiene y seguridad industrial, establecidos en el Artículo 5 de la Resolución 1016 de 1989, deben ser desarrollados de manera integral como componentes de los sistemas de vigilancia epidemiológica de condiciones de trabajo, factor de riesgo o evento de salud.
Lo anterior sin perjuicio de las acciones puntuales que deben realizar los empleadores en el marco del programa de salud ocupacional de las empresas, como acciones concretas para la detección, prevención y control efectivo del riesgo, entre otras

1.3 PLAN DE TRABAJO ANUAL DE LAS EMPRESAS:

Todas las empresas del país deben diseñar y presentar ante su administradora de riesgos profesionales o la ARP del Seguro Social, un plan de trabajo anual de gestión para el desarrollo del programa de salud ocupacional, el cual debe contener, como mínimo, lo siguiente:

IMPLEMENTACIÓN DEL NIVEL BÁSICO: Comprende la descripción sociodemográfica de la población laboral, el diagnóstico de las condiciones de trabajo, el diagnóstico de las condiciones de salud, la tendencia de ausentismo y los sistemas de vigilancia epidemiológica que desarrollará la empresa por sí sola o con la participación de la ARP, definiendo el recurso humano, tecnológico y financiero indispensable.

IMPLEMENTACIÓN DEL NIVEL DE INTERVENCIÓN: Comprende la ejecución de actividades para el control de los riesgos, el desarrollo de los sistemas de vigilancia epidemiológica y la evaluación y formulación de ajustes del plan de trabajo anual. Los dos objetivos principales de este nivel son: el monitoreo permanente de las condiciones de trabajo y salud y el control efectivo del riesgo.

1.4 POBLACIÓN CUBIERTA:

El programa de salud ocupacional, en sus dos fases, y el plan de trabajo anual debe considerar como población laboral objetivo a todos los trabajadores que participan en los procesos laborales y los diferentes trabajos que se realizan en las instalaciones de la empresa y en las áreas externas a ella, cuando son del ámbito de su objeto social.
Con base en lo anterior, el programa de salud ocupacional debe cubrir a los trabajadores dependientes, independientes, contratistas, subcontratistas, en misión, de cooperativas y otras formas asociativas de trabajo y de economía solidaria, inclusive estudiantes que como parte de su programa académico realizan acciones de trabajo en la empresa de conformidad con los artículos 88 y 111 de la Ley 9 de 1979; los artículos 28,29 y 30 del Decreto 614 de 1984; y la Resolución 1016 de 1989.

El programa de salud ocupacional de una empresa contratista, de servicios temporales y otras empresas que proveen trabajadores, debe tener en cuenta los factores de riesgo de los centros de trabajo donde prestan los servicios sus trabajadores.

1.5 ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

Los empleadores están obligados a destinar los recursos humanos, financieros y físicos indispensables para el desarrollo y cabal cumplimiento del programa de salud ocupacional en las empresas, conforme el Artículo 4 de la Resolución 1016 de 1989.

En relación con el recurso humano para la gestión de los programas de salud ocupacional, las empresas según su tamaño, deben cumplir con lo siguiente:

Empresas de hasta veinte (20) trabajadores: Designar un trabajador de la empresa que debe acreditar formación educativa en salud ocupacional, teniendo como mínimo la capacitación establecida en el Articulo 35 del Decreto 1295 de 1994. Le corresponde a la administradora de riesgos profesionales y a la ARP del Seguro Social acreditar la capacitación de este grupo de trabajadores.

Empresas de veintiuno (21) a cincuenta (50) trabajadores: Designar un técnico, tecnólogo o profesional en salud ocupacional o podrán crear mecanismos de asociación con empresas prestadoras de servicios de salud ocupacional para que éstas asuman la conducción técnica de sus programas de salud ocupacional, así como su representación ante las administradoras de riesgos profesionales, la ARP del Seguro Social y las entidades de vigilancia y control.
Las empresas de más de cincuenta (50) trabajadores: Designar un técnico, tecnólogo o profesional en salud ocupacional, registrado con su respectiva licencia para prestar servicios, como responsable técnico del desarrollo y cabal cumplimiento del programa de salud ocupacional, y en particular de su plan de trabajo anual.

Sin embargo, cualquier empresa podrá vincular a un técnico, tecnólogo ó profesional en salud ocupacional, según sus necesidades. El responsable técnico asignado por el empleador debe ser idóneo y su perfil pertinente a las características del programa de salud ocupacional de la empresa, y en ningún momento el empleador podrá delegar su responsabilidad social y jurídica de proteger la salud de sus trabajadores.

1.6 PRESENTACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO:

Toda empresa en el país debe presentar a más tardar el último día hábil del mes de enero de cada año, ante la administradora de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social a la cual se encuentra afiliada, el plan de trabajo anual del programa de salud ocupacional, así como el nombre o nombres de los responsables técnicos de su ejecución, con base en el formato establecido por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social presentarán ante la dirección territorial respectiva del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, un consolidado de los planes de trabajo anual de sus empresas afiliadas a más tardar el último día hábil del mes de febrero de cada año, con base en el formato establecido por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Para el año 2002, el plan de trabajo de la empresa se debe presentar a más tardar el último día hábil del mes de julio, y de la administradora al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, en el mes de agosto.

2. PARTICIPACIÓN DE LAS ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES Y DE LA ARP DEL SEGURO SOCIAL, EN EL DESARROLLO DE LOS PLANES DE TRABAJO ANUAL DE SUS EMPRESAS AFILIADAS.

2.1 EMPRESAS DE 100 TRABAJADORES Ó MENOS:
Para las empresas con cien (100) ó menos trabajadores, la administradora de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social, debe garantizar un proceso de capacitación y asistencia técnica para el desarrollo del nivel básico del plan de trabajo anual del programa de salud ocupacional, para cada empresa o a través de las formas de agrupación que se establezcan.

2.2 EMPRESAS DE MAS DE 100 TRABAJADORES:
Las empresas de más de cien (100) trabajadores podrán acceder a los servicios de los programas regulares de prevención y control de riesgos profesionales, de las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social, sólo cuando bajo su responsabilidad y con sus propios recursos hayan cumplido con el nivel básico del programa de salud ocupacional de manera satisfactoria. En ningún momento podrá negarse a los trabajadores los servicios de rehabilitación integral.

2.3 EMPRESAS DE ALTO RIESGO:
Las empresas consideradas de alto riesgo en el Artículo 64 del Decreto 1295 de 1994, rendirán a su administradora de riesgos profesionales o a la ARP del Seguro Social, un informe trimestral del desarrollo de su plan de trabajo anual del programa de salud ocupacional, anexando el resultado técnico de la aplicación de los sistemas de vigilancia epidemiológica y del control efectivo de los riesgos, avalado por los miembros del comité paritario de la empresa, como lo establece el Artículo 67 del Decreto 1295 de 1994.
La administradora de riesgos profesionales o la ARP del Seguro Social, informarán al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en su respectiva dirección territorial, dentro de los siguientes cuarenta y cinco (45) días al informe de las empresas de alto riesgo, las conclusiones y recomendaciones resultantes, indicando en especial el incumplimiento de las medidas de protección de la salud de los trabajadores, las recomendaciones técnicas y de gestión del riesgo necesarias a implementar y su concepto final, lo cual podrá determinar la apertura de un proceso de investigación administrativo laboral.

2.4 CONDICIONES TÉCNICAS PARA TRASLADARSE DE ARP:
Cuando el empleador decida trasladarse de administradora de riesgos profesionales o de la ARP del Seguro Social, como lo establece el Artículo 33 del Decreto 1295 de 1994, tendrá que solicitar por escrito a cada una de las administradoras de su interés, una propuesta técnica y de gestión de promoción y prevención para un periodo mínimo de dos años, con base en el estado de ejecución del programa de salud ocupacional de la empresa, en especial tomando en cuenta el desarrollo del nivel de intervención del plan de trabajo anual.
La selección de la propuesta técnica y de gestión, será el principal factor y condición para que el empleador escoja la administradora de riesgos profesionales ó la ARP del Seguro Social a la cual se trasladará.
La propuesta técnica y de gestión para el periodo de dos años será plasmada en el documento anexo a la vinculación, establecido en el Artículo 7 del Decreto 1530 de 1996, pero no obliga a la permanencia de la empresa por este período.

2.5 PARTICIPACIÓN DE LOS INTERMEDIARIOS EN LA AFILIACIÓN Y TRASLADO DE LA EMPRESA A OTRA ADMINISTRADORA:
Si para la selección de la administradora de riesgos profesionales o de la ARP del Seguro Social el empleador utiliza algún intermediario, deberá sufragar el monto de los honorarios con sus propios recursos, como lo establece el Artículo 81 del Decreto 1295 de 1994.
Para todos los casos en los cuales la selección de la administradora de riesgos profesionales o de la ARP del Seguro Social para afiliación o traslado, se utilice el servicio de algún intermediario de seguros por parte de la administradora, solo se podrá hacer como un servicio de asesoría técnica en salud ocupacional, a través de la cual la administradora presentará la propuesta técnica y de gestión al empleador que desee afiliarse o trasladarse.
El costo del servicio de asesoría técnica para la afiliación o traslado se hará con cargo a los gastos de administración de la administradora de riesgos profesionales o de la ARP del Seguro Social.
Los intermediarios que decidan prestar servicios de asesoría técnica en salud ocupacional para efectos de afiliación o traslado de una empresa o estén interesados en realizar actividades de promoción y prevención en representación de las administradoras de riesgos profesionales ó de la ARP del Seguro Social, deben tener la infraestructura física, tecnológica, recurso humano idóneo y pertinente a su portafolio de servicios.
Los costos de asistencia técnica y servicios de promoción y prevención serán acordes a los precios del mercado y deben ser contabilizados de manera independiente considerando que son dineros públicos.

2.6. FINANCIACIÓN
Con base en lo establecido en el Literal d, Artículo 21 del Decreto Ley 1295 de 1994 y en el Artículo 4 de la Resolución 1016 de 1989, el empleador está obligado a destinar los recursos financieros indispensables para el desarrollo de su programa de salud ocupacional, en particular debe asignar los recursos para el plan de trabajo anual, estableciendo el presupuesto específico a invertir.

 

 
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CAPITULO II

PLAN DE TRABAJO ANUAL DE LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES Y LA ARP DEL SEGURO SOCIAL

1. PLAN DE TRABAJO ANUAL EN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN:

1.1 DISEÑO DEL PLAN DE TRABAJO ANUAL:
Cada una de las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social debe diseñar un plan de trabajo anual de ámbito nacional y sendos planes de trabajo departamentales de servicios de promoción y prevención. El Plan Nacional debe presentarlo a más tardar el último día hábil del mes de noviembre a la Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y Control del Trabajo y los planes departamentales ante las direcciones territoriales de trabajo, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
El plan de trabajo anual presentado corresponde al que debe implementarse el año siguiente y se fundamentará en la información, a corte del último día del mes de septiembre del mismo año.
El plan de trabajo anual contempla los programas y las actividades a ejecutar en el ámbito nacional y en cada uno de los departamentos donde tienen empresas y trabajadores afiliados, indicando el recurso humano, tecnológico y financiero que requiere para su desarrollo.
Se debe establecer el presupuesto nacional y departamental del plan de trabajo anual especificando la inversión conforme lo establece el Artículo 19 del Decreto 1295 de 1994 y la presente Circular, precisando los indicadores de gestión, su interpretación, mecanismos de valoración y ajustes de mejoramiento continuo.
El plan de trabajo debe priorizar las empresas en el siguiente orden:

1. Las empresas de alto riesgo
2. Las empresas de 100 ó menos trabajadores.
3. Las empresas de las actividades económicas con mayor siniestralidad.
4. Las empresas de actividades económicas con mayor ausentismo laboral.
5. Las empresas vinculadas a los convenios de cadenas productivas con el Ministerio de Comercio Exterior.

1.2 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA, TÉCNICA Y DE GESTIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ANUAL:
Las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social deben garantizar una organización idónea y estable, propia o contratada, con la conformación de equipos de prevención de riesgos profesionales, como lo establece el Parágrafo del Artículo 80 del Decreto 1295 de 1994, en el ámbito nacional y en cada una de las sedes departamentales donde tengan empresas y trabajadores afiliados, para la ejecución de sus planes de trabajo anual, nacional y departamentales.

2. ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE LOS RIESGOS PROFESIONALES:

2.1 ACTIVIDADES BÁSICAS PARA LAS EMPRESAS:
Conforme al Literal b) del Artículo 19 del Decreto 1295 de 1994, cada administradora de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social debe desarrollar hacia sus empresas afiliadas, las siguientes actividades básicas para la protección de la salud de los trabajadores:

a. Programas, campañas y acciones de educación y prevención, dirigidas a garantizar que sus empresas afiliadas conozcan y cumplan las normas y reglamentos técnicos en salud ocupacional, expedidas por el Gobierno Nacional.

b. Programas, campañas y acciones de educación y prevención, dirigidas a garantizar que sus empresas afiliadas cumplan con el desarrollo del nivel básico del plan de trabajo anual de su programa de salud ocupacional.

c. Las actividades de prevención establecidas en el artículo 35 del Decreto 1295 de 1994.

d. La investigación de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que presenten los trabajadores, de sus empresas afiliadas.

2.2 DESARROLLO DE PROGRAMAS REGULARES DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE RIESGOS PROFESIONALES Y REHABILITACIÓN INTEGRAL:

2.2.1 PROGRAMAS REGULARES DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE RIESGOS PROFESIONALES:
Conforme al Literal a) del Artículo 19 del Decreto 1295 de 1994, cada administradora de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social, en su plan de trabajo anual, debe establecer de manera específica cada uno de los programas regulares de prevención y control de riesgos profesionales que ejecutará.
El objetivo de los programas regulares de prevención y control de riesgos profesionales será apoyar, asesorar y acompañar a sus empresas afiliadas en el desarrollo del nivel de intervención de su plan de trabajo anual, del programa de salud ocupacional.
Los programas regulares de prevención y control de riesgos profesionales deben ser pertinentes al plan de trabajo anual de cada una de las empresas afiliadas a la administradora de riesgos profesionales o de la ARP del Seguro Social.

Como parte de los programas regulares de prevención y control de riesgos profesionales, las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social, podrán ejecutar las acciones establecidas en la Circular 01 de 2001 de la Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
Los informes y estudios de las actividades adelantadas por las entidades administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social son de conocimiento público, así versen sobre temas específicos de una determinada actividad o empresa, y por lo tanto, la ARP además de hacerlos conocer del empleador interesado, debe informarlo a los trabajadores de la respectiva empresa a través del comité paritario, el sindicato, o mediante una cartelera u otros medios de información.

2.2.2 PROGRAMAS Y ACCIONES DE REHABILITACIÓN INTEGRAL:
Las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social deben incluir un componente de rehabilitación integral en su plan de trabajo anual, considerando la caracterización de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, los casos de incapacidad permanente parcial y de invalidez, de tal manera que se atienda de manera inmediata a los trabajadores para prevenir daños secundarios y secuelas, e igualmente se logre un proceso de rehabilitación integral. Cada una de las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social debe presentar su estructura de servicios, propia o contratada, para rehabilitación integral y los procesos de readaptación y reubicación laboral. Para todos los procesos de readaptación y reubicación laboral debe existir un plan de trabajo conjunto entre la administradora de riesgos profesionales y el empleador, que comprometa de igual manera al trabajador. El concepto final de reubicación debe ser emitido conjuntamente por el empleador y la administradora de riesgos profesionales o la ARP del Seguro Social.

Para los procesos de rehabilitación, readaptación y reubicación en el Sistema General de Riesgos Profesionales se deberá considerar el manual de recomendaciones elaborado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
De igual manera, las administradoras de riesgos profesionales podrán diseñar áreas, puestos de trabajo, maquinarias, equipos y herramientas, para los procesos de reinserción laboral con recursos del Literal a) del Artículo 19 del Decreto 1295 de 1994.

3. PROGRAMA DE FINANCIACIÓN PARA EL CONTROL DE FACTORES DE RIESGO EN LA FUENTE Y EN EL MEDIO AMBIENTE LABORAL
Para el desarrollo de programas para el control de factores de riesgo en la fuente y en el medio ambiente laboral, como lo establece el Parágrafo 2 del Artículo 80 del Decreto 1295 de 1994, las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social, podrán adquirir, fabricar, arrendar y vender los equipos y materiales necesarios para dicho control.
De igual manera, podrán crear programas especiales con el objeto de conceder créditos a los empleadores vinculados, a través de convenios con entidades financieras o encargos fiduciarios, los cuales deben garantizar el manejo adecuado y pertinente de estos recursos de la seguridad social por medio de un reglamento crediticio acordado entre la administradora de riesgos profesionales ó la ARP del Seguro Social, y la entidad financiera o de fiducia, considerando las actuales normas establecidas en el régimen crediticio. Las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social deben presentar ante la Dirección General de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, los programas especiales creados, estableciendo la fuente de los recursos, acreditando el convenio con la entidad bancaria o fiduciaria e indicando el impacto social del control de los factores de riesgo.

Las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social deben contemplar en el reglamento crediticio, así como informar a cada uno de los empleadores beneficiarios del crédito, que los recursos económicos que destina a este programa especial tienen el carácter de dineros públicos, y por lo tanto, la desviación de dichos recursos para fines distintos a los del control de los riesgos, tendrá el efecto penal correspondiente. Los recursos para el desarrollo de los programas derivados de lo establecido en el Parágrafo 2 del Artículo 80 del Decreto 1295 de 1994, podrán provenir de lo establecido en el Literal a, Artículo 19 del mismo Decreto, de remanentes de liquidez o del resultado técnico del ejercicio financiero de las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social.

4. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN NACIONAL Y DEPARTAMENTAL DE LOS SERVICIOS DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN:
Cada una de las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social, debe presentar cada año ante la Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y Control del Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, la organización o dependencia nacional de los servicios de promoción y prevención. De igual manera, los planes de trabajo anual departamentales en las direcciones territoriales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Estos planes se deben presentar a más tardar el último día hábil del mes de noviembre, a través de los formatos establecidos por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social incluyendo, como mínimo, la siguiente información:

1. La identificación del representante legal de la ARP en el ámbito nacional o regional.

2. La identificación del director de los servicios de promoción y prevención en el ámbito nacional o regional.

3. La sede física donde operará el departamento de promoción y prevención, en el ámbito nacional o a nivel departamental.

4. La estructura organizativa nacional o departamental del equipo técnico indicando el recurso humano, la disponibilidad en tiempo y el recurso tecnológico, propio o contratado.

5. Los programas de carácter nacional y la aplicación específica de los mismos, en el ámbito nacional y/o departamental.

6. Los programas particulares a desarrollar en el ámbito departamental.

7. Los procesos para unificar los aspectos técnicos y procedimientos de gestión, de sus organizaciones departamentales, propias y contratadas.

8. Los mecanismos para informar los servicios que se ofrecen a sus empresas y trabajadores afiliados.

9. El presupuesto específico y autónomo para el desarrollo de las acciones, desagregado tal como lo establece el Artículo 19 del Decreto 1295 de 1994.

10. Los indicadores de gestión, su interpretación y mecanismos de valoración.

El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento hará observaciones al plan de trabajo anual presentado por la ARP, solicitará documentación y realizará visitas de inspección para constatar la información presentada. Las observaciones al plan presentado, la solicitud de documentación, o las visitas realizadas, llevarán a un concepto. De considerarse pertinente, se abrirá un proceso de investigación administrativo laboral.

El plan de trabajo anual y la organización nacional y departamental para el año 2002, debe ser presentado por cada una de las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, a más tardar el último día hábil del mes de marzo con base en la información a corte del último día del mes de diciembre del año 2001.

5. EVALUACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ANUAL:
Cada una de las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social presentará un informe semestral del avance de su plan de trabajo anual a más tardar el último día hábil del mes de agosto del mismo año y febrero del siguiente, con corte al último día de los meses junio y diciembre.

6. FINANCIACIÓN DE LAS ACCIONES DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN QUE ADELANTAN LAS ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES Y LA ARP DEL SEGURO SOCIAL:
6.1 INVERSIÓN EN LAS ACTIVIDADES BÁSICAS:
Las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social deben invertir, en forma autónoma, el 5% de los recursos captados de las cotizaciones, como lo establece el Literal b, Art. 19 del Decreto 1295 de 1994, en las actividades básicas de promoción y prevención establecidas en la presente Circular.

6.2 INVERSIONES EN EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS REGULARES DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE RIESGOS PROFESIONALES Y REHABILITACIÓN INTEGRAL:
Para el desarrollo de los programas regulares de prevención y control de riesgos profesionales y rehabilitación integral en el año 2002, las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social invertirán, como mínimo, el 15.8% de las cotizaciones captadas, provenientes de los recursos establecidos en el Literal a, Artículo 19 del Decreto 1295 de 1994.
En el presente año, se realizará un estudio técnico financiero que conjuntamente con la evaluación del impacto social de las medidas adelantadas en el año 2002, se tomaron como base para establecer las inversiones en los programas regulares de promoción y control de riesgos profesionales y rehabilitación integral, en los próximos años.

7. VIGILANCIA Y CONTROL POR INCUMPLIMIENTO EN EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL DE LAS EMPRESAS
Con base en lo establecido en el Artículo 56 del Decreto Ley 1295 de 1994, en el cual se señala que por delegación del estado las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social ejercen la vigilancia y control en la prevención de los riesgos profesionales de sus empresas afiliadas, es deber de las administradoras reportar a las direcciones territoriales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social el incumplimiento de los compromisos del empleador en su plan de trabajo anual del programa de salud ocupacional, y de las demás disposiciones jurídicas y técnicas dirigidas a la protección de la salud de sus trabajadores.
Las administradoras de riesgos profesionales o la ARP del Seguro Social al presentar el reporte de incumplimiento por parte del empleador, deben anexar los elementos indispensables para probar el incumplimiento legal, la identificación de la empresa y el número de trabajadores afectados.
Si en un proceso de investigación administrativa adelantada contra un empleador, se comprueba que existe omisión en la vigilancia, control y reporte al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, por parte de la administradora de riesgos profesionales o de la ARP del Seguro Social, esta entidad entrará a ser sujeto de investigación.

CAPITULO III

DISPOSICIONES FINALES

1. ACTIVIDADES DE PUBLICIDAD
Toda publicidad de las administradoras de riesgos profesionales y de la ARP del Seguro Social, debe sujetarse a lo establecido en el Articulo 82 del Decreto ley 1295 de 1994.
Los programas de divulgación de normas y procedimientos, y en general de promoción, educación y prevención de riesgos profesionales establecidos en la presente Circular, no se consideran acciones de publicidad y por lo tanto serán regulados por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, en especial en lo referente al cumplimiento del manual de publicaciones que se expida para tal fin.

2. LOS RECURSOS DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN SON DINEROS PÚBLICOS:
Los recursos económicos provenientes del pago de las cotizaciones de los empleadores destinados por las administradoras de riesgos profesionales y la ARP del Seguro Social para la promoción de la salud y la prevención de los riesgos del trabajo, tienen el carácter de dineros públicos, tal como lo establece el Artículo 83 del Decreto ley 1295 de 1994. La Unidad Especial de Inspección Vigilancia y Control del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social remitirá los casos provenientes de quejas e investigaciones por desviación o mal uso de estos recursos, a la justicia penal para lo de su competencia.

3. RECHAZO DE AFILIACIONES
Las administradoras de riesgos profesionales ó la ARP del Seguro Social no podrán rechazar la vinculación de alguna empresa en consideración a lo determinado en la presente Circular, o por cualquier otra razón, con base en lo establecido en el Artículo 85 del Decreto 1295 de 1994.

4. SANCIONES:
Las instrucciones dadas en la presente Circular son de obligatorio cumplimiento por parte de las administradoras de riesgos profesionales, la ARP del Seguro Social y las empresas públicas y privadas. Su incumplimiento será sancionado con multas sucesivas hasta de mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, y en cualquier momento podrá llegarse a ordenar la suspensión de actividades hasta por seis (6) meses, o el cierre definitivo de la empresa, cuando el riesgo profesional así lo amerite, de acuerdo a los literales a) y c) del Artículo 91 del Decreto Ley 1295 de 1994.

Las investigaciones administrativas y las correspondientes sanciones por incumplimiento de la presente Circular, serán de competencia de las direcciones territoriales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de conformidad con el Artículo 115 del Decreto 2150 de 1995.

La presente Circular es de obligatorio cumplimiento desde la fecha de su expedición.

JORGE BERNAL CONDE
Director General

La circular 02 de 2002 esta derogada expresamente por la Circular 03 de 2002
En la circular 03 de 2002 indicar que fue reemplazada por la Circular Unificada del año 2004